Hasta hace dos años, el término paperless no parecía tener relevancia en tecnología, ni mucho menos relación alguna con el futuro de la oficina interconectada. Sin embargo, el panorama pospandemia no solo dejó al descubierto que el empleo de tecnología sería el elemento clave para que las empresas se mantuvieran vigentes en el nuevo esquema laboral mundial.
Bastó solo un año y medio de pandemia para darnos cuenta que migrar a un proceso de oficina digital con menos papel (paperless) dejaría de ser una opción, para convertirse en el punto de partida donde a la digitalización se convertiría en el factor de transición que las empresas necesitan hoy en día.
Kodak Alaris, como empresa proveedora de soluciones de captura de información, destaca que actualmente la tecnología es un factor competitivo que se encuentra cada vez más incorporada en todos los procesos empresariales del negocio; a tal grado que, en la medida de que estos se automatizan, las empresas no solo lograrán sobrevivir sino, por el contrario, dar el salto al mundo digital.
De acuerdo con Sandra Gálvez, Marketing Manager Latam de Kodak Alaris, en nuestros días aún se encuentran empresas que piensan que la digitalización consiste en “escanear” un documento y tenerlo almacenado en nuestra computadora. “La transformación digital que impulsamos en Kodak va más allá de eso, puesto que las soluciones de nuestro portafolio hacen que los documentos sean más útiles, interactivos y los vincula a procesos clave del negocio”.
Gálvez agrega que la empresa que se resiste a implementar una oficina sin papel está perdiendo la oportunidad de obtener grandes ahorros y eficiencia en sus procesos. “Cuando una empresa decide iniciar el cambio hacia la digitalización de documentos y el paperless no solo obtiene grandes ahorros inmediatos en materia de papel, sino que también logra escalar sus procesos a nivel global”.
«Kodak Alaris sostiene que la digitalización no solo conlleva los beneficios mencionados, sino que se trata de toda una solución integral de tecnología que permite lograr que nuestros documentos sean verdaderamente integrados a procesos y se conviertan en archivos a través de los cuales se puede interactuar y se encuentren disponibles en todo momento y desde cualquier ubicación”, añade Sandra Gálvez.
Beneficios del paperless
- La digitalización de gran parte de los contenidos e información que fluye a través de su empresa puede tener beneficios financieros y operacionales.
- Digitalizar documentos ofrece la recuperación de la inversión y mejora la productividad global en las empresas mismas.
- Archivos y documentos serán mucho más fáciles de encontrar, acceder y compartir.
Los documentos digitalizados son mucho más fáciles de gestionar, almacenar y recuperar que los de papel. - Los documentos siempre estarán disponibles para compartir con clientes y empleados sin importar la ubicación.
- Mejora la productividad del equipo y aporta una mejor experiencia al cliente.
- Extraer datos de un documento digitalizado es mucho más rápido.
- El manejo de documentos digitales evita grandes cantidades de almacenamiento de papel llevando a las empresas hacia la sustentabilidad.
- El paperless es amigable con el medio ambiente y significa que se reducirá la tala de árboles para producir papel.
Con una oficina sin papeles, los documentos se almacenan electrónicamente para backups simples y fáciles a un repositorio remoto de servidor o en la nube que almacena con seguridad información esencial. Las empresas grandes pueden eliminar gastos de compra de papel tinta e impresoras cambiando a documentos digitales.
Al reducir la necesidad de almacenamiento de copias de papel, una organización puede ser capaz de habilitar el trabajo remoto como un factor estratégico integrado en todo el funcionamiento del negocio y no como un elemento emergente de trabajo.
