La necesidad de trabajar desde casa, gracias al teletrabajo está creando nuevas oportunidades para la digitalización, en el modelo de colaboración remota. En los próximos años, seremos testigos de cómo las empresas pasarán de ejercer una digitalización pasiva a una digitalización activa incorporada a los flujos de trabajo. Para ello, las grandes empresas se preparan para este salto tecnológico que implica automatizar procesos, búsqueda inteligente de información y uso de la inteligencia artificial.
El año 2020 pasará a la historia como el periodo de tiempo en el cual organizaciones, profesionistas y negocios de todo tipo se vieron obligados a vivir un confinamiento que llevó al mundo a replantear su forma de trabajo y al mismo tiempo abrirse a nuevas posibilidades de cooperación entre colaboradores, clientes, fabricantes y cadenas de suministro.
Bastaron solo seis meses para que herramientas y modelos de trabajo que antes eran considerados como opcionales se convirtieran en prioridades y ejes fundamentales de operación a nivel empresa, siendo el home office o trabajo remoto lo que encabeza la lista de nuevos modelos de colaboración.
De acuerdo con Gallup, derivado de la pandemia por covid-19 y debido al incremento de la modalidad de trabajo home office, el rol de los gerentes es más importante que nunca, pues ellos representan un notable 70% de participación para lograr que la información se genere y reciba con exactitud de acuerdo a cada puesto de trabajo.
Para ello la incorporación de nuevas tecnologías que sustituyan información física por digital se vuelve vital. Centrando la atención en estas tecnologías que acompañan estos nuevos retos laborales, para la digitalización, que por muchos años ha sido una actividad opcional en las oficinas, el panorama le pinta favorablemente distinto.
Digitalización activa
Según un estudio realizado por AIIM (The Association for Intelligent Information Management), el 68% de las organizaciones señala que el enfoque de la captura de información ha cambiado en su organización, pasando de ser una actividad de carácter pasivo -normalmente para fines de archivo-, a una actividad mucho más activa que se lleva a cabo más cerca del punto de la creación de la información y que detona los procesos de negocio.
Otro aspecto que está cambiando es el enfoque obligado que tienen hoy las empresas de operar con equipos reducidos de trabajo y bajos costos, factor que está propiciando la búsqueda de herramientas que permitan mantener la productividad, la eficiencia de sus colaboradores y por otro lado la atención oportuna y resolución de problemas para sus clientes.
Esta tendencia aunada al escenario actual, explica la relevancia que ha cobrado en estos últimos meses la tecnología de digitalización, no aquella que solo permite obtener un respaldo digital de un documento físico, si no la que hace una extracción de datos y al mismo tiempo los incorpora en los sistemas empresariales acelerando un proceso de trabajo.
Es bajo este contexto que la implementación de escáneres dedicados y profesionales (no multifuncionales) se convierte en la vía que facilita el intercambio oportuno, efectivo y simple de información entre colaboradores que están en entornos fuera de la oficina, incrementando su productividad hasta en un 60%
“Hoy en día la digitalización ha pasado de ser una opción en las empresas, a ser parte fundamental de los procesos diarios que nos permiten generar, enviar y recibir información de manera más ágil entre colaboradores, resultando en un repunte en la movilización de esta tecnología, que, sin duda, llegó para quedarse”; según Jessica Barrionuevo, Channel Manager Perú & Bolivia de Kodak Alaris.
Para la ejecutiva, en los siguientes años el teletrabajo evolucionará en formas, alcances y tecnologías que tal vez aún no vislumbramos, pero lo que si tenemos claro es que el panorama actual de trabajo a distancia nos presenta ya diversas tendencias que veremos crecer en los siguientes meses:
Optimizar procesos
Tal es el caso, de la demanda en tecnología que automaticen procesos, reduzca el tiempo y facilite el compartir documentos y datos entre equipos remotos. Señaló que, en un escenario altamente competitivo, nadie puede darse el lujo de perder el tiempo en tareas repetitivas, que, si bien son necesarias, aportar poco valor.
El propósito de la optimización de procesos es reducir tiempo de manualidades, eliminar errores, y reduce el time-to-market. La automatización consiste en diseñar procesos que permitan usar la capacidad de los sistemas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente realizadas por seres humanos, pudiendo ser controladas, corregidas y visibles a través de dichos flujos.
Otro punto es la captura inteligente de información, que en otras palabras significa erradicar el trabajo manual de la captura de contenido, mediante la automatización de procesos informáticos, y en una segunda, instancia hacer eficientes los procesos de producción y gestión de la información dentro de una organización, a través del empleo de inteligencia artificial y extracción de información.
Finalmente, la ejecutiva, destacó la implementación de Inteligencia Artificial (IA), Automatización Robótica de Procesos (RPA) y machine Learning en procesos que habitualmente involucran papel. En este contexto, recordó que dos fabricantes tecnológicos de talla mundial han tomado la batuta en el desarrollo de soluciones de digitalización; Kodak Alaris proveedor de soluciones de captura de información que simplifican procesos empresariales y TAIGER empresa cuyo objetivo es impulsar en las
Para Kodak Alaris la adopción de nuevas tecnologías ha sido y seguirá siendo determinante para que hoy muchas empresas sigan operando. «La disposición de trabajar desde casa está creando necesidades en digitalización y soluciones de colaboración remota que involucran nuestra oferta de captura digital y software», comentó Don Lofstrom, Presidente y Gerente General de la división de Alaris.
