El uso de burós de servicio se ha convertido en parte clave en la operación de muchas organizaciones. Sin embargo, son justamente los burós los que se convierten en receptores de grandes cantidades de papel que no solo se almacenan, sino también se procesan manualmente y que deben digitalizarse de una manera eficiente.
Según Kodak Alaris, el 70% de las actividades de burós de servicio está concentrados en la captura de información y validación manual, generando frecuentes inconsistencias y retrasos de tiempo. Esto ocurre debido a que toda la data que se debe capturar generalmente proviene de documentos como tickets, váuchers o comprobantes de ventas que ven su mayor generación en épocas de quincenas o ventas departamentales.
Ante este escenario, los especialistas en digitalización inteligente de Kodak Alaris destacan que, si de por sí existe una gran oportunidad de negocio ante el panorama de agilizar y automatizar la captura de documentos en los burós de servicio, lo cierto es que otro gran segmento de negocio que se abre es el correspondiente a la indexación de datos de manera automática. En ese sentido, con el objetivo de seguir automatizando procesos, la captura distribuida de Kodak Alaris y la solución Info Input, permite a las empresas capturar sus documentos vía web, de manera rápida e inteligente y sin importar su ubicación.
¿Cómo optimizar esta práctica?
Para hacer de esta práctica algo verdaderamente estratégico los expertos en digitalización de Kodak Alaris recomiendan a los burós de servicio examinar los siguientes puntos de su operación diaria. Esto les permitirá asegurarse de que la incorporación de soluciones de digitalización una inversión estratégica:
- ¿En cuantos procesos requieren la captura de documentos físico o electrónicos?
- ¿Por qué se requerirá la captura de documentos?
- ¿Están los procesos documentados? Si es así, ¿es posible tener acceso a la documentación de los procesos?
- ¿Los procesos se llevan a cabo de principio a fin en una sola ubicación?
- Una vez digitalizados los documentos ¿cómo se almacenan?
- Considere el número de volumen de documento físicos y electrónicos se manejan al mes.
Con la incorporación de soluciones integradas de hardware y software no solo es posible automatizar diversos procesos, sino que también se contribuye a una importante reducción de uso del papel con el cual las empresas pueden también experimentar importantes ahorros de gastos de operación en consumibles y mantener la seguridad, eficiencia y organización de sus operaciones comerciales.
