Las nuevas tecnologías están obligando a las empresas a modernizarse, no sólo para mantenerse vigentes, sino porque usar herramientas ayudan a aumentar la eficiencia. Sin embargo, se debe aprender a seleccionar el tipo de software que necesita, tomando en cuenta distintos factores que pueden hacer la diferencia.
Esta decisión debe ser consensuada entre el equipo técnico de la empresa, gerencia y los líderes de área, ya que será parte de todo los procesos y flujos de trabajo dentro la compañía. Es importante considerar los hábitos de trabajo del equipo y elegir un sistema de gestión que se ajuste a sus necesidades.
¿Cómo seleccionar el software que necesita tu empresa?
Los criterios para escoger las soluciones adecuadas pueden variar en función de las necesidades y del contexto en el que se encuentre su empresa. Los siguientes consejos sirven como ejes para la toma de la decisión:
Haz un diagnóstico de procesos
Antes de incluso buscar un software para su compañía, debe analizar los procesos dentro de ella. Una vez que los identifique, será posible reconocer qué tipo de tecnología necesita para que mejorar los flujos de trabajo y que funcionen de forma más eficiente.
Recuerde realizar esto en equipo y así obtendrá la información de primera mano. No es recomendado asumir la forma de trabajo en las áreas. Para esto puede hacer un diagnóstico y documentación de sus procesos empresariales que, a pesar de ser un trabajo tardado, marcará la diferencia entre contratar un servicio exitoso o no.
Busca un software que pueda adaptarse
Las empresas están en constante cambio, por el crecimiento y los servicios que ofrecen. Por ello, es importante que antes de elegir un software para tu empresa, consideres que este software ofrezca la facilidad de cambio o adaptación.
Debe personalizarse según tus necesidades
Tenga en cuenta el tiempo de implementación antes de tomar la decisión, asegúrese de saber cuánto tiempo tomará implementar el software en la empresa, ya que será crucial para saber cuánto intervendrá en los tiempos de atención a sus clientes o la productividad de sus colaboradores.
Esto también dependerá del tamaño de la empresa y la curva de aprendizaje de sus colaboradores. Junto al proveedor de las soluciones, debe evaluar todas las variantes y hacer los cálculos correctos para estimar el tiempo que tomará.
Cuestiónalo todo
Investigue todo lo que pueda antes de contratar el software para su empresa, ya que será parte de su trabajo y resultará en consecuencias para todo el equipo. No es una decisión que debería tomarse a la ligera, al contrario, haga una lista de dudas sobre la tecnología, funciones, implementación o incluso, la empresa que provee el servicio.
Lo puede lograr reuniéndose con su equipo de líderes y canalizando todas las interrogantes que nacen desde cada área de la empresa; luego, depure las dudas y organice una junta con el proveedor de soluciones para aclararlas. Puede funcionar mandar una encuesta a todos los colaboradores y así conocer cuáles son las dudas más puntuales.
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